Case Study · Fehlererkennung

Fehler erkennen,
bevor sie Geld kosten

Wir haben ein KI-gestütztes System entwickelt, das Abweichungen in Prozessdaten automatisch erkennt und Fachteams bei der strukturierten Prüfung und Bearbeitung unterstützt – bevor aus einem kleinen Fehler ein teures Problem wird.

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Ausgangslage

Wenn Routine zur Fehlerquelle wird

Die Ausgangslage war typisch für viele Unternehmen: Jeden Tag strömen hunderte Datensätze und Dokumente durch die Fachabteilung – Lieferscheine, Rechnungen, Prüfprotokolle, Freigaben. Die Prüfung passierte von Hand, nach Bauchgefühl und Erfahrung. Funktionierte gut, solange die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen da waren.

Aber das Volumen wuchs. Krankheit, Urlaub und Fachkräftemangel machten sich bemerkbar. Ein übersehener Zahlendreher kostet im schlimmsten Fall einen Kunden oder sorgt für eine teure Nachbestellung. Ein nicht geprüfter Lieferschein führt zu einer falschen Buchung. Kleine Fehler, große Folgen.

Gleichzeitig war klar: Standard-Software würde die Vielfalt dieser Prüfungen nie abdecken. Der Prozess war zu speziell, die Ausnahmen zu zahlreich, und das bestehende ERP war nicht dafür gedacht, Unplausibilitäten aktiv zu melden.

Unsere Lösung

Ein System, das mitdenkt

Wir haben ein schlankes Prüfsystem entwickelt, das Eingangsdokumente und Datensätze automatisch verarbeitet. Eine Kombination aus klaren Regeln und KI-Modellen liest strukturierte Daten aus und vergleicht sie mit Soll-Werten aus den angebundenen Systemen.

Das System entscheidet dabei bewusst nicht eigenständig. Es bereitet vor: Standardfälle werden markiert, freigegeben und ins ERP übertragen. Zweifelhafte Fälle landen in einer klaren Prüfliste mit genau dem Hinweis, wo die Abweichung liegt – inklusive Vergleich, Quelle und empfohlenem nächsten Schritt.

Das Ergebnis: Die Prüfabteilung schaut nur noch auf die Fälle, die wirklich menschliche Entscheidung brauchen. Alles andere läuft im Hintergrund.

Ergebnis

Was die Einführung gebracht hat

Weniger Fehler

Abweichungen werden erkannt, bevor sie freigegeben werden.

Schnellere Freigaben

Standardfälle laufen ohne Wartezeit automatisch durch.

Geringere Kosten

Manuelle Prüfarbeit und Folgekosten durch Fehler sinken.

Lückenloses Protokoll

Jeder Schritt ist nachvollziehbar – auch für Audits.

Die Prüfabteilung konnte sich wieder auf die Fälle konzentrieren, die Erfahrung brauchen. Gleichzeitig waren alle Schritte lückenlos dokumentiert – ein Pluspunkt bei internen Prüfungen und Audits.

Übertragbar

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Die beschriebene Lösung ist kein Einzelfall. Überall, wo Dokumente oder Datensätze nach ähnlichen Regeln geprüft werden, lässt sich dieses Prinzip anwenden: Rechnungen, Wareneingänge, Qualitätsprüfungen, Förderanträge, Stammdatenpflege.

Entscheidend ist nicht die KI, sondern der klar abgegrenzte Prozess. Wenn Sie wissen, welche Prüfungen heute wie oft Zeit und Nerven kosten, können wir in wenigen Wochen einen ersten Prototypen zeigen – und mit Ihnen gemeinsam entscheiden, ob und wie es weitergeht.

Nächster Schritt

Welcher Prüfprozess kostet Sie heute am meisten Zeit?

Erzählen Sie uns kurz davon – wir zeigen Ihnen konkret, ob eine Automation sinnvoll ist.