KI & Automatisierung

Rechnungsprüfung automatisieren: So funktioniert die KI-Rechnungsprüfung

Von QOMIOakt. 20. August 20268 Min. Lesezeit
Illustration: eine Rechnung wird automatisch mit einer Bestellung abgeglichen und als geprüft markiert

Kurz gesagt: Bei der automatisierten Rechnungsprüfung werden Eingangsrechnungen automatisch erfasst, ausgelesen und mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. Korrekte Rechnungen laufen ohne Zutun durch, nur echte Abweichungen werden einem Menschen vorgelegt. Das spart Zeit, verhindert Fehler und sichert Skontofristen. Dieser Leitfaden zeigt, wie das funktioniert, was es bringt und wie der Einstieg gelingt.

Was heißt „Rechnungsprüfung automatisieren“?

In vielen Unternehmen läuft die Eingangsrechnung noch durch mehrere Hände: erfassen, mit der Bestellung vergleichen, sachlich prüfen, freigeben, buchen. Jeder Schritt kostet Zeit und ist fehleranfällig – besonders bei hohem Belegvolumen. Rechnungsprüfung zu automatisieren bedeutet, diese Kette so weit wie möglich von Software übernehmen zu lassen und Menschen nur noch für echte Entscheidungen einzubinden.

Wie funktioniert die automatische Rechnungsprüfung?

Der Ablauf folgt fünf Schritten:

1. Erfassung

Rechnungen kommen per E-Mail, Upload oder als Datei herein und werden automatisch eingelesen – strukturierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung ebenso wie PDF- oder Papierrechnungen (per OCR).

2. Datenextraktion

KI-Modelle erkennen die relevanten Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Mengen, Preise, Steuer und Bankverbindung – unabhängig vom Layout des jeweiligen Lieferanten.

3. Abgleich (Zwei- oder Drei-Wege)

Die Rechnung wird mit der Bestellung und – falls vorhanden – dem Wareneingang abgeglichen. Passen Artikel, Mengen und Preise zusammen, ist die Position bestätigt.

4. Plausibilitäts- und Regelprüfung

Rechnerische Richtigkeit, Dubletten, Steuersätze und Freigabegrenzen werden automatisch geprüft. Hier greifen klare Regeln – nachvollziehbar und protokolliert.

5. Freigabe oder Klärung

Ist alles korrekt, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben („Dunkelbuchung“). Gibt es Abweichungen, geht der Fall mit konkretem Hinweis an die richtige Person – statt eines pauschalen „bitte prüfen“.

Was wird geprüft?

PrüfartWas geprüft wird
Formale PrüfungPflichtangaben nach § 14 UStG, Steuersatz, rechnerische Richtigkeit
Sachliche PrüfungAbgleich mit Bestellung und Wareneingang (Artikel, Menge, Preis)
Dubletten & BetrugDoppelte Rechnungen, geänderte Bankdaten, unplausible Beträge
FreigaberegelnWertgrenzen, Zuständigkeiten, Vier-Augen-Prinzip

Was die Automatisierung bringt

  • Zeit: Aus Minuten pro Beleg werden Sekunden; ein Großteil läuft ohne manuelles Zutun durch.
  • Geld: Skontofristen werden eingehalten, Fehlbuchungen und Doppelzahlungen vermieden.
  • Sicherheit: Lückenlose Protokollierung, erzwungenes Vier-Augen-Prinzip, weniger Betrugsrisiko.
  • Entlastung: Das Team bearbeitet nur noch die echten Zweifelsfälle statt jeder einzelnen Rechnung.

So gelingt der Einstieg

Die Rechnungsprüfung ist ein idealer erster Automatisierungsfall: hohes Volumen, klare Regeln, gut messbarer Nutzen. Am besten startet man mit einer Prozessanalyse, die den aktuellen Aufwand und das Einsparpotenzial beziffert, und setzt den ersten Schritt in einem Automation Sprint um. Die technischen Grundlagen dahinter erklärt der Leitfaden Was ist KI-Automatisierung? – und wie QOMIO solche Abläufe baut, zeigt die Leistung KI-Automation.

Häufige Fragen

Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst und ausgelesen, die relevanten Daten extrahiert und mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. Stimmt alles überein und ist die Rechnung sachlich und rechnerisch korrekt, wird sie automatisch zur Zahlung freigegeben. Nur echte Abweichungen landen zur Klärung bei einem Menschen.

Beim Zwei-Wege-Abgleich wird die Rechnung mit der Bestellung verglichen, beim Drei-Wege-Abgleich zusätzlich mit dem Wareneingang bzw. Lieferschein. So wird sichergestellt, dass nur bestellte und tatsächlich gelieferte Positionen bezahlt werden.

Vor allem Zeit und Fehlerkosten: Die manuelle Erfassung und der Abgleich entfallen, Zahlungen erfolgen fristgerecht (Skonto), Doppel- und Fehlbuchungen werden vermieden. Mitarbeitende kümmern sich nur noch um die Fälle, die wirklich eine Entscheidung brauchen.

Ja. Per OCR und KI werden sowohl strukturierte Formate (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) als auch PDF- und eingescannte Papierrechnungen ausgelesen. Je strukturierter das Format, desto höher die Automatisierungsquote.

Jeder Schritt wird protokolliert, das Vier-Augen-Prinzip lässt sich technisch erzwingen, und Zweifelsfälle werden bewusst einem Menschen vorgelegt. So bleibt die Prüfung DSGVO- und revisionskonform – bei gleichzeitig weniger Handarbeit.